Dzisiejszy post piszę z perspektywy organizatorki rozmaitych działań, jak i ich odbiorczyni. Tekst długo dojrzewał w zakładce „szkice”, nim trafił tutaj. Kieruję go przede wszystkim do osób realizujących mniejsze i większe projekty edukacyjne i kulturalne. Tych reprezentujących instytucje, firmy i organizacje, jak i tych działających niezależnie. Opisuję w nim główne problemy i wyzwania, z którymi zetknęłam się po obu stronach – (współ)organizując i uczestnicząc. Zebrałam tu przykłady z życia wzięte, plus trochę wskazówek, które mogą pomóc w usprawnieniu działań.
Organizacja wydarzeń czy przygotowywanie oferty edukacyjnej to niełatwa sprawa. I najchętniej przedstawiam Wam tu dobre praktyki, inspirujące przykłady i godne uwagi projekty. Ale wiem, że właśnie po to, by takich rozwiązań powstawało jak najwięcej, trzeba rozmawiać także o tym, co czasem idzie “nie tak”. Nie traktując błędów jako pretekst do oskarżania i wylewania żali, ale do wymiany doświadczeń i wyciągania wniosków. W końcu każdy z nas ma na koncie małe lub większe potknięcia. Nierzadko przekonujemy się też, że to, co świetnie prezentuje się w mediach, nie zawsze pokrywa się z jakością oferowaną na żywo.
Jako osoba zajmująca się równolegle edukacją i grafiką projektową, słowem i obrazem wierzę, że forma i treść mają stanowić spójną całość. Atrakcyjne detale – notesiki, eko torby, piękna ekspozycja logo – nie powinny wysuwać się się na pierwszy plan przed walory dydaktyczne i merytoryczne. Identyfikacja wizualna, choć ważna, nie zastąpi też skutecznego „sieciowania” – czy, jak kto woli, networkingu. Gdy trafiam na taką nierównowagę, nazywam ją „projektem – wydmuszką” – pięknym na zewnątrz i nie kryjącym wiele wewnątrz.
W tekście nie znajdziecie jednak nazw czy nazwisk, ani pikantnych szczegółów dotyczących konkretnych akcji, marek czy instytucji. Moim celem nie jest tworzenie czarnej listy. Wiem też, że opisywane sytuacje nie są odosobnionymi przypadkami. Traktuję je więc jako pretekst do opowiedzenia o tym, co ważne i punkt wyjścia do wspomnianych rozmów i refleksji. I do tego bardzo zachęcam . :)
A teraz – czas na konkrety!
Ilość versus jakość
Co widzisz: Tłum edukowanych, splendor, niezwykłe zainteresowanie zajęciami.
Jak bywa naprawdę: Hałas i dezorganizacja.
Z życia wzięte: Jakiś czas temu miałam okazję brać udział w warsztacie organizowanym przez Pewną Bardzo Dużą i Niezwykle Znaną Firmę, na którym pojawił się właśnie taki tłumek. Zgiełk panujący w pomieszczeniu nie sprzyjał nawet prostym, krótkim rozmowom, nie mówiąc już o kreatywnej pracy. Dodatkowo proste organizacyjne kwestie trwały dłużej, co spowodowało opóźnienia przy realizacji zadań. Osoby potrzebujące więcej czasu na wygenerowanie pomysłów pozostawały w tyle. Miałam wrażenie, że prowadzącym zwyczajnie brakowało czasu na poświęcenie im uwagi. Wydarzenie organizowano w różnych miastach, za każdym razem stawiając sobie za cel wysoką frekwencję.
Późniejsze rozmowy pokazały, że część osób nie odczuwała dyskomfortu i była zadowolona z przebiegu zajęć. Jednak ci, którzy potrzebują większego skupienia czy po prostu wiedzą, jak takie zajęcia mogą wyglądać w innym wydaniu, wyjdą niepocieszeni. I takie głosy również się pojawiały.
Co robić gdy organizujesz: Określ dokładnie realistyczną liczbę uczestników oraz grupę docelową – i trzymaj się jej. Formularz pozwala łatwo zweryfikować ilość i typ uczestniczących osób. Ich komfort i to, co faktycznie wyniosą z zajęć to kwestie cenniejsze niż puste liczby i słupki frekwencji.
Zapraszasz do współpracy? Szanuj…
Co widzisz: Bogata oferta kulturalna/edukacyjna, dbałość o szczegóły, zróżnicowany program wydarzenia.
Jak bywa naprawdę: Brak zasobów i/lub sprawnej komunikacji. Opóźnione formalności.
Z życia wzięte: Sytuacja pierwsza – działanie w duecie, organizacja wydarzenia w mieście, którego nie znaliśmy, a w którym musieliśmy o połowę rzeczy na miejscu domagać się sami. Brak nadzoru nad powierzonym mieniem. Sytuacja druga – przyjazd na wydarzenie do innego kraju, w którym po wielogodzinnej podróży zabrakło dla mnie kolacji (to uczucie, kiedy wszyscy jedzą, a Ty nie…) oraz jasnej informacji o miejscu noclegowym. I trzecia, nierzadko powracająca – miesięczne oczekiwanie na umowę, a potem kolejne tygodnie czekania na płatność za zrealizowany projekt… Tu akurat przykłady mogłabym mnożyć. I niestety, wiem, że nie ja jedna. ;)
Co robić gdy organizujesz: Przede wszystkim zadbaj o kilka kluczowych kwestii:
1. Dopilnuj, by osoby zaproszone do współpracy wiedziały, z kim mają się komunikować w danej sprawie. Określ jeszcze przed startem, kto zajmuje się formalnościami, kto kwestiami technicznymi, a kto jest od kontaktu związanego np. z promocją. Nie dopuszczaj do sytuacji, w której będą przekierowywane od drzwi do drzwi (lub od maila do maila) słysząc „przykro mi, nie ja za to odpowiadam”.
2. Zatroszcz się o to, by wszelkie warunki umowy były dokładnie doprecyzowane przed rozpoczęciem współpracy. Oceń zasoby, zdefiniuj możliwości. Nie pozostawiaj kwestii płatności w sferze domysłów.
3. Zadbaj o to, by zaproszone do współpracy osoby czuły się pewnie w przestrzeni, w której się znajdują. Jeśli zapraszasz ludzi z innego miasta lub państwa, zatroszcz się o to, by miały na miejscu dobrego przewodnika.
4. Jeśli ktoś rzetelnie wywiązuje się ze swoich obowiązków, zrób to samo. Płać na czas wszystkim – także freelancerom. Oni też muszą jeść i płacić rachunki.
5. Doceniaj pracę innych i podkreślaj ich wkład w przedsięwzięcie podczas działań promocyjnych. W końcu pracują na Twoją „markę”. Pamiętaj, by szanować także prawa autorskie.
A jeśli to Ty jesteś zapraszany/zapraszana do współpracy? Pytaj, rozmawiaj, badaj. Określ dokładnie zarówno własne zasoby i możliwości, jak i te oferowane przez drugą stronę. Niech początkowy entuzjazm nie przysłania racjonalnego podejścia. Nie wszystko da się zbudować na „jakoś to będzie, działamy!”. Nie chodzi też o to, żeby działać swoim kosztem.
…I weryfikuj.
Co widzisz: Obiecująca lista prelegentów z dorobkiem. Będzie się działo!
Jak bywa naprawdę: Na miejscu okazuje się, że propozycje prelegentów rozmijają się z oczekiwaniami odbiorców, a nawet z samym tematem wydarzenia.
Z życia wzięte: Przykład numer 1 – zagraniczni prelegenci na dużej „branżowej” konferencji, którzy zamiast dzielić się wiedzą i doświadczeniem, uprawiają autoprezentację i pokazy portfolio. Przykład numer 2 – uczestnik, który mówi pod nosem, czyta na scenie swoje postulaty z kartki (w sposób świadczący o tym, że niekoniecznie sam je opracował).
Co robić gdy organizujesz: Sformułuj dokładny cel wydarzenia i określ – w podpunktach – wymogi, które powinna spełnić prezentacja. Zadbaj o to, by przekaz był przejrzysty i zwięzły, i przekaż go każdemu z uczestników. Możesz też poprosić o przesłanie konspektu/zarysu prezentacji przed wystąpieniem. Ważne: określ również termin przekazania informacji zwrotnej oraz oczekiwanych materiałów. W innym wypadku czeka Cię wysyłanie maili-przypominaczy. Umówmy się – i tak Cię to czeka, ale przynajmniej możesz ograniczyć ich liczbę.
Stwórz przestrzeń przyjazną. Nie tylko fleszom.
Co widzisz: Imponujące wnętrze. Monstery, industrial, cuda na kiju. Design wysokich lotów.
Jak bywa naprawdę: Kiepska akustyka, utrudniająca odbiór (tego na zdjęciach nie widać – ale w opiniach dotyczących akcji już tak). Wentylacja – głośna lub nie działająca w upalny dzień. Krzesła, na których trudno usiedzieć dłużej niż kwadrans.
Z życia wzięte: Wspomniana konferencja „branżowa”, w trakcie której wentylatory uniemożliwiły słuchanie wystąpień osobom siedzącym w rzędach dalszych niż środkowy. Komentarze, które uczestnicy i uczestniczki zostawiali organizatorkom po konferencji czytałam ze współczuciem. Dla obu stron.
Co robić gdy organizujesz: Mierz siły na zamiary. Gdy tylko to możliwe, przetestuj przestrzeń przed akcją – akustycznie, klimatycznie. Jeśli jesteś spoza miasta, w którym akcja ma się odbywać, poproś o plan sali lub hali, wraz z wymiarowaniem (obligatoryjne gdy robisz wystawę!). Pytaj o opinię osób, które już z danego miejsca korzystały. Pewnych niespodzianek być może nie da się uniknąć, ale zawsze lepiej zminimalizować ryzyko. I czasem lepiej postawić na bardziej kameralne wydarzenie niż porywać się na rozbudowaną, a pozostawiającą sporo do życzenia wersję. Czyli znów, ilość versus jakość…
Nie bądź samotnym okrętem
Co widzisz: Wydarzenie z potencjałem; odpowiedź na ważne potrzeby społeczne; pomysł, który szkoda zmarnować!
Jak bywa naprawdę: Wizerunkowo działa świetnie (jak wyżej). W praktyce okazuje się jednak, że frekwencja zawodzi, projekt nie dociera do grupy docelowej. I w efekcie – te reakcje, typu: „O, jest coś takiego? Nie wiedziałem!”.
Z życia wzięte: W ostatnim czasie byłam uczestniczką lub obserwatorką kilku działań, które mogły trafić do szerszego grona, gdyby tylko podmioty ze sobą współpracowały. Wśród tych działań były akcje skierowane do osób potrzebujących, często wykluczonych cyfrowo. Sieć kontaktów w takiej sytuacji zdziała niewątpliwie więcej niż Facebook… W dwóch przypadkach, chcąc pomóc organizatorom, sama podjęłam oddolne działanie. Napisałam po prostu do kilku placówek, które mogły być zainteresowane sprawą. Od jednej dostałam nawet odpowiedź „Szkoda, że nie wiedzieliśmy o akcji, chętnie pomoglibyśmy ją nagłośnić!”.
Co robić gdy organizujesz: Sporządź listę osób, które mogą pomóc w propagowaniu działania. Jeśli działasz w centrum dużego miasta, a chcesz dotrzeć do jak największej liczby odbiorców – myśl o tym, kto może Cię w tym wesprzeć w obrębie bardziej peryferyjnych dzielnic. Rady osiedla? Dzielnicowe kluby i mniejsze organizacje? W tajemnicy powiem Wam, że sama wciąż uczę się prosić o wsparcie. Ale wiem już, że warto (także dzięki osobom, które pewnie to czytają). ;) Ludzie naprawdę chcą pomagać i często nie trzeba się znać, wystarczy miły, rzeczowy kontakt. A to też może być początkiem owocnej znajomości.
Pytaj o zdanie… nieobecnych
Co widzisz: Jest frekwencja. Są ludzie. Wytrzymali do końca i nie narzekają. Projekt odhaczony!
Jak bywa naprawdę: Oprócz tych, którzy są zadowoleni, zawsze będą też osoby, które poczują mniejszy lub większy niedosyt. Zajęcia nie spełnią ich oczekiwań – lub spełnią tylko częściowo. O tym można dużo napisać, ale tu skupię się na trochę innej grupie: nieobecnych.
Z życia wzięte: Po miesiącach szukania placówki z ofertą edukacyjną adekwatną do moich potrzeb wybrałam właściwe (jak sądziłam) miejsce, trafiłam na zajęcia… I byłam jedną z osób, które wypisały się po pierwszym dniu. Jakość prowadzenia zajęć, jak i podejście do studentów pozostawiało sporo do życzenia. Mi szybka zmiana wyszła na dobre bo teraz jestem w miejscu, które spełnia moje oczekiwania. A co na to kadra z poprzedniej instytucji? Cóż, nie zapytano mnie o zdanie. ;)
Co robić gdy organizujesz: Jest coś, czego mi samej często brakuje w podsumowaniach, ankietach, ewaluacjach. To uwzględnianie osób, które zapisały się na wydarzenie lub uczestnictwo w szkoleniu, pozostawiły kontakt, ale zrezygnowały z udziału. W trakcie lub jeszcze przed startem. Jeśli tylko to możliwe, warto zapytać o przyczynę. Mnie we wspomnianej placówce nikt nie pytał o to, czemu rezygnuję, choć byłam gotowa podzielić się konstruktywną opinią. A szkoda, bo właśnie w takiej sytuacji można otrzymać cenną informację zwrotną.
Często narzekamy na brak sprawnej współpracy…
…a czasem wystarczy zadbać o podstawy: przejrzyste zasady i proste komunikowanie potrzeb, by ułatwić życie sobie i innym.
Część opisywanych tu rzeczy może się wydawać oczywista. Jednak to, że takie sytuacje mają miejsce pokazuje mi, że wciąż warto o nich mówić. Bywa i tak, że coś, co dla jednej osoby będzie stanowiło wartość projektu, dla innej okaże się nietrafionym pomysłem. Jak powiedziałam we wstępie – organizacja wydarzeń to duże wyzwanie. Dlatego tym bardziej cieszy mnie, że coraz więcej organizatorów świeci przykładem. Te przykłady z chęcią będę Wam dalej prezentować na Wyobraźniej. A wszystkim organizatorom i organizatorkom życzę powodzenia w działaniach i sprawnej komunikacji. Nie tylko z ludźmi z zewnątrz, ale także wewnątrz zespołu… ale to już temat na osobny post (trochę o tym – także w tekście podlinkowanym poniżej). ;)
Czy uważasz, że coś jeszcze powinno znaleźć się na tej liście? Podziel się swoimi przemyśleniami w komentarzu!
Przeczytaj także:
